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  3. 试述控制过程的三个步骤。

试述控制过程的三个步骤。

admin2022-07-22  4
问题 试述控制过程的三个步骤。
选项
答案一般而言，控制的基本过程可以分为三个步骤：确定标准、衡量绩效、分析与纠偏。控制的基本过程及注意事项如下： (1)确定标准： 标准，是指为了在一定的范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。有效控制组织工作，需要明确的控制标准。 ①工作步骤： a．选择控制对象。一般情况下，影响实现组织目标成果的主要因素有环境特点及其发展趋势、资源投入、活动过程等。 b．选择关键控制点。一般应考虑的因素有影响整个运行过程的重要操作与事项、能在出现重大损失之前显示出不同的事项、若干能体现主要绩效水平的时间与空间分布均衡的控制点等。 c．确定控制标准。控制标准的确定方法有统计计算法、经验估计法、工程方法等。控制标准的类型一般分为定量和定性两大类。在组织控制管理过程中，时间标准、生产率标准、消耗标准、质量标准、品质标准等都是常用的控制标准。有效控制标准要求，控制的内容需要简明适用、便于协调、可行且易操作、相对稳定、具有前瞻性。 ②注意事项： a．管理者应以计划为基础，通过研究、归纳和整理，确定控制工作所需要的标准。 b．在管理实践中，需要根据具体情况来选择哪些因素是控制重点。在工作过程与成果有明确关系的活动中，控制重点就是工作过程本身。在成果难衡量且过程难以标准、程序化的活动中，主要的控制对象则是工作者的技能及素质。 (2)衡量绩效： ①衡量的主体。实绩的衡量主体不同，会对控制工作产生影响。 ②衡量的项目。纳入衡量范围的是实际与已经制定的标准相对应的因素。但同时组织管理者需要保证衡量内容的全面和客观，防止畏难倾向。 ③衡量的方法，包括亲自观察、利用报表和报告、抽样调查等。在衡量实绩过程中，必须结合使用多种方法，以保证所获取信息的质量。 ④衡量的频度。衡量实绩的次数，就是两次相邻衡量间隔的时间。而针对不同的衡量项目，要有适当的衡量频度，避免过高或过低带来的不利影响。 (3)分析与纠偏： ①工作步骤： a．分析偏差。偏差就是工作的实际绩效与标准值之间的差异。组织首先需要分析和确认偏差的性质，以抓住问题的实质和重点。除此之外，还要深入分析造成偏差的原因，找出偏差产生的真正原因。造成偏差的原因可以分为三类：计划指标或工作标准不科学，脱离实际，本身存在偏差；组织外部环境中出现了意料之外的变化；组织内部因素的变化。 b．实施纠偏。在分析并找出偏差原因后，组织应采取措施，对偏差进行处理和纠正。 组织的纠偏措施可以从修订标准和改善工作两方面进行。 ②注意事项： a．不能任意对计划和标准进行调整，调整要有利于组织总目标的实现。在工作的过程中，只有在外部环境变化或标准改变、具体事实表明计划和标准不合理时，调整才是合适的。 b．管理者应该勇于打破现状，解决慢性问题，采取彻底纠偏措施，不能仅仅满足于不断的救火式应急纠偏行动。 2．管理大师德鲁克指出：“绝不应该对微不足道的事去衡量。人们只检查少数对工作成绩和成果无关紧要的事件，就不能达到控制的目的。”请你根据控制的有关原理来理解这段话的含义并结合实际谈谈如何实现控制的目的。 (1)控制是指监督各项活动，以保证它们按计划进行并纠正各种重要偏差的过程。在控制过程中应该遵循以下原则： ①原则性与灵活性相结合的原则。受控者在控制过程中必须严格执行施控者的命令和决策，施控者对要完成的计划和要达到的标准不能有丝毫动摇。控制是一项十分严肃的管理工作。控制须坚持原则，必须严格按计划、按标准办事。对计划中存在的问题，必须及时反馈；对计划执行中存在的重大消极因素，必须坚决排除。但是，控制又是针对未来进行的管理，为了保护员工的积极性，对一些非原则性的缺点和错误，以及一些不影响大局的失误，应从正面给予帮助，积极引导，争取让受控者自觉、主动地去纠正偏差。 ②重点控制与全面控制相结合的原则。重点控制是指在计划的实施过程中，应对关系全局的重点部门和重点工作环节进行特别控制。全面控制是指对计划实施过程中的诸多方面进行一般控制。控制必须做到重点控制与一般控制相结合，以重点控制来带动一般控制，以一般控制来保证重点控制。 ③事前控制与事后控制相结合的原则： a．事前控制，指在计划执行前的控制，即在计划付诸实施前，应尽可能地将计划本身存在的不足和执行系统中所存在的隐患消除掉。事前控制不同于计划，它需要采取实际行动。事前控制通俗地讲就是将问题解决在萌芽状态，尽可能地减少不利因素给计划带来的损失。 b．事后控制，指在计划执行结果反馈的基础上，发现偏差和问题，然后采取纠偏措施纠正偏差的控制方式。事后控制的内容明确，问题清楚，也比较容易采取办法解决。但事后控制是在问题已经发生之后才去采取措施，属于亡羊补牢。 (2)管理大师德鲁克的观点正是根据控制原则中重点控制与全面控制相结合的原则提出来的。 ①重点控制在控制过程中十分重要。任何组织都不可能对每一个部门、每一个环节的每一个人在每一个时刻的工作情况进行全面的控制。一项计划，无论多么简单，也会涉及多个部门的工作，也要经过多个环节。不同部门、不同环节在计划实施中的地位和作用是不同的，有的事关全局，有的仅起配套的辅助作用。因此，企业在建立控制系统时，要利用ABC分析法和例外原则等工具，找出影响企业经营成果的关键环节和关键因素，并据此在相关环节上设立预警系统或控制点，这样控制才最有效率。如果控制中缺乏重点，平均使用力量，控制就会打乱仗，其效果必然低下，难以保证计划顺利完成。 ②全面控制在控制系统中也十分必要。如果只抓重点控制，放弃全面控制，一些部门就会放任自流。虽然一些环节是非关键性的，但在失去控制之后也会影响计划的完成。综上，全面控制与重点控制相辅相成，二者缺一不可。“人们只检查少数对工作成绩和成果无关紧要的事件”说明控制并未抓住重点，更未顾及全局，所以是无效率的，因此“达不到控制的目的”。 (3)控制的目的是保证企业活动符合计划的要求，以便有效地实现预定目标。但并不是所有的控制活动都能达到预期的目的。因此，有效控制要求： ①适时控制； ②适度控制； ③客观控制； ④弹性控制。 一个有效的控制系统应该站在战略的高度，抓住影响整个企业行为或绩效的关键因素。有效的控制系统往往集中精力于例外发生的事情，即例外管理原则，凡已出现过的事情，皆可按规定的控制程序处理。第一次发生的事例，需投入较大的精力。
解析
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