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单位让你组织一次会议,当会议时间快到的时候领导来了,还有一些与会人员没到,请问遇到这种情况你怎么办?
单位让你组织一次会议,当会议时间快到的时候领导来了,还有一些与会人员没到,请问遇到这种情况你怎么办?
admin
2011-06-18
52
问题
单位让你组织一次会议,当会议时间快到的时候领导来了,还有一些与会人员没到,请问遇到这种情况你怎么办?
选项
答案
单位让我组织这次会议,作为组织者我必须要确保会议的顺利进行。虽然一些突发事件是我们都不愿看到的,但是遇到这样的情况时,我必须要保持镇定,积极采取措施加以处理。 第一、当务之急是及时与未到场的与会人员取得联系,保证会议的正常进行。我不能因为这次突发事件就乱了阵脚,那样更加不利于事情的解决。我要马上与未到场的与会人员进行沟通,询问他们没有到会的原因,是因为路上堵车了,还是把时间记错了,或者有一些突发情况需要处理。然后,进一步确定他们的到来时间,向领导道歉并把情况向他解释和说明。 第二、根据所了解到的信息进行安排,如果与会人员正在赶往现场并且短时间内就能赶到,我会和同事协商先安排一些小活动来暂缓会议,比如先观看一些视频短片或者发放一些会议的宣传资料,安抚一下领导以及现场人员的情绪;如果大部分的与会人员已经到场,那么我会安排会议正常进行,在会场的后方给那些还未到的与会人员预留座位,确保他们的到场不会影响会议的正常进行;如果大部分人员无法到场,那么我想我会对会议的时间和流程做一个调整,并且向到会的领导和与会人员说明情况,表示歉意。我相信通过我与同事们的努力协作,这次会议依然能够正常召开。 第三、事后,我要针对此事,进行深刻的反思。再遇到类似的任务时,一定要对可能发生的突发情况做一个全面的估计,及时了解各方面的情况,掌握各方动态,并且制定相应的应急预案,避免此类事件的再次发生。
解析
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