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背景说明:你是宏远公司的总经理助理施林,下面是总经理需要你完成的几项工作任务。 便条 施林: 我公司历次召开办公会,组织工作总是很杂乱,为了改进工作,请你先就组织办公会的程序问题提出意见,用备忘录的形式发给我,
背景说明:你是宏远公司的总经理助理施林,下面是总经理需要你完成的几项工作任务。 便条 施林: 我公司历次召开办公会,组织工作总是很杂乱,为了改进工作,请你先就组织办公会的程序问题提出意见,用备忘录的形式发给我,
admin
2016-02-13
53
问题
背景说明:你是宏远公司的总经理助理施林,下面是总经理需要你完成的几项工作任务。
便条
施林:
我公司历次召开办公会,组织工作总是很杂乱,为了改进工作,请你先就组织办公会的程序问题提出意见,用备忘录的形式发给我,然后我们一起讨论后再行改进。
谢谢!
总经理:×××
××年×月×日
选项
答案
备忘录 至:总经理 自:助理施林 日期:××年×月×日 内容: (1)收集议题 召开办公会前,必须做好议题的收集工作,这是开好办公会的前提条件。收集议题的工作一般由办公室或秘书部门负责。收集议题的主要渠道有: ①向领导班子成员收集,请他们提出议题。 ②向各部门收集,需要在办公会上讨论、决定的议题。 ③向下属部门收集,如请示、报告需要批复和审议的事项等。 (2)协调议题 ①凡拟在办公会上讨论的议题是经过有关部门协商后的议题,对意见分歧较大的问题,先由部门负责人、部门之 间、分管领导进行协商,协商意见基本一致,再提交办公会讨论,以免在会上扯皮。 ②只提出问题,而没有解决问题的建议或意见,即不成熟的议题,不宜提交办公会审议,以免久而不决。 ③准备文件。提交办公会讨论决定的事项,如有相关的文件、资料、说明等要提前准备到位,需要与会者了解、研究的文件资料要在会前分发给与会者。 ④掌握缺席情况。对可能缺席的会议人员和需要列席的人员应事先掌握,并进行协调,以免影响议题的讨论。 ⑤安排候会。由于办公会讨论的问题内容多、事项杂,列席人员相对较多。为节省时间,防止陪会和会议内容交叉扩散,应安排列席人员候会。秘书应事先了解和估算每项议程的大致时间,及时通知列席人员,保证列席人员能够准时进入会场。 ⑥做好会议记录。办公会会议记录是会议纪要的依据,也是原始的资料记录,秘书人员应按照会议记录的要求,认真做好办公会会议记录。 ⑦写好会议纪要。办公会会议纪要是记载会议决定事项的结果性文件,秘书人员要根据会议记录认真写好会议纪要。会议纪要经领导人的签发方可印制和分发给有关部门贯彻执行。
解析
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秘书资格二级专业能力
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