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  3. 请从团队建设和人力资源管理的角度，分析出现上述问题的可能原因。 针对上述情况，你认为可以采取哪些措施来帮助老刘提高项目例会的效率?

请从团队建设和人力资源管理的角度，分析出现上述问题的可能原因。 针对上述情况，你认为可以采取哪些措施来帮助老刘提高项目例会的效率?

admin2010-01-28  71
问题 请从团队建设和人力资源管理的角度，分析出现上述问题的可能原因。
针对上述情况，你认为可以采取哪些措施来帮助老刘提高项目例会的效率?
选项
答案①事先制定一个例会制度，如确定例会的时间、参加人员范围及一般议程等； ②放弃可开可不开的会议； ③明确会议的目的和期望结果； ④发布会议通知，明确会议目的、时间、地点、参加人员、会议议程和议题等； ⑤在会议之前将会议资料发给参会人员，要求提前阅读，直接在会上讨论，以节约会议时间； ⑥对于有异地成员参加或者需要演示的场合，可以借助视频设备： ⑦明确会议规则，如指定主持人，明确主持人的职责，以对会议进行有效控制； ⑧会议要有纪要，会议后要总结，提炼结论； ⑨做好会议的后勤保障，如兼有联络感情的会议，可选择一个合适的地点，提供餐饮、娱乐和礼品，制定个有张有弛的会议议程等
解析 题干中给出了“信息反馈不畅，沟通难度大，每次会议都是冗长，效率不高”等与项目会议相关的信息，可以看出该案例存在以往项目沟通管理不足、会议缺乏控制、会议与实际工作联系不紧密、忽视冲突管理等问题。通常，可采取以下措施来提高项目例会的效率。
   (1) 事先制定一个例会制度。在项目沟通计划里，确定例会的时间，参加人员范围及一般议程等。
   (2) 放弃可开可小开的会议。在决定召开一个会议之前，首先要明确会议是否必须举行，还是可以通过其他方式进行沟通。
   (3) 明确会议的目的和期望结果。明确要开的会议的目的，是集体讨论一些想法、彼此互通信息，还是解决一个面临的问题。并确定会议的效果是以信息同步为结束还是必须要讨论出一个确定的解决方案。
   (4) 发布会议通知。在会议通知中要明确：会议目的、时间、地点、参加人员、会议议程和议题。有一种被广泛采用的决策方法是：广泛征求意见，少数人讨论，核心人员决策。许多会议不需要项目全体人员参加，因此需要根据会议的目的来确定参会人员的范围。事先应明确会议议程和讨论的问题，可以让参会人员提前做准备。
   (5) 在会议之前将会议资料发给参会人员。对于需要有背景资料支持的会议，应事先将资料发给参会人员，以提前阅读，直接在会上讨论，可以有效地节约会议时间。
   (6) 可以借助视频设备。对于有异地成员参加或者需要演示的场合，可以借用一些必要的视频设备，使会议达到更好的效果。
   (7) 明确会议规则。指定主持人，明确主持人的职责，主持人要对会议进行有效控制，并营造一个活跃的会议气氛。
   主持人要事先陈述基本规则，如明确每个人的发言时间，每次发言只有一个声音。
   主持人根据会议议程的规定控制会议的节奏。保证每一个问题都得到讨论。
   (8) 会议要有纪要。如果将工作的结果、完成时间、责任人都记录在案，则有利于督促和检查工作的完成情况。
   (9) 会议后要总结，提炼结论。主持人在会后总结问题的讨论结果，重申有关决议，明确责任人和完成时间。
   (10) 做好会议的后勤保障。很多会议兼有联络感情的作用，因此需要选择一个合适的地点，提供餐饮、娱乐和礼品，制定一个有张有弛的会议议程。对于有客户或合作伙伴参加的会议更要如此。
   除了项目例会之外，老刘还可以采取以下措施来促进项目团队的有效沟通。
   (1) 首先应对项目组成员进行沟通需求和沟通风格的分析。
   (2) 对于具有不同沟通需求和沟通风格的人员组合设置不同的沟通方式。
   (3) 可以通过电话、电子邮件、即时通信软件(如QQ)项目管理软件及OA软件等工具进行沟通。
   (4) 正式沟通的结果应形成记录，对于其中的决定应有人负责落实。
   (5) 可以引入一些标准的沟通模板。
   (6) 在项目组内培养团结的氛围并注意冲突管理。
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