2. 职业资格
  3. 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出10处正误点)。 人物： 施林宏远公司总经理助理 刘俊宏远公司秘书 方平行政部经理 刘明营销部经理 王芳生产部经理

请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出10处正误点)。 人物： 施林宏远公司总经理助理 刘俊宏远公司秘书 方平行政部经理 刘明营销部经理 王芳生产部经理

admin2016-02-13  81
问题 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出10处正误点)。
    人物：
    施林宏远公司总经理助理
    刘俊宏远公司秘书
    方平行政部经理
    刘明营销部经理
    王芳生产部经理
    初萌宏远公司秘书
    钟苗宏远公司秘书
    郭晋宏远公司秘书
    情景一
    宏远公司总经理助理施林正在进行会议协调(正在打电话)。
    施：生产部吗?明天上午的公司年终总结表彰大会，你们部门应该到会200人，不知你们是否已经通知了有关人员?还有你们的表彰名单，怎么还没有报上来?
    王：施助理，我们经理说最近一段时间生产业务太忙，恐怕抽不出那么多人来参加会议。还有我们生产部人数那么多，才给我们10个受表彰的名额，太不公平了，能否多增加几个?
    施：你们反映的情况，我立刻向总经理汇报。但是，现在时间这么紧张，恐怕你们还要尽量抽调人员参加会议。关于表彰名额，经请示领导会给你们一个答复。过一会儿我们再联系。
    王：我们等你的消息。再见。
    施(再打电话)：喂，是行政部吗?明天上午公司召开年终总结大会，中午将有500人就餐。不知你们是否已经和公司餐厅打过招呼了?还有，明天来开会的人员较多，停车问题你们是否已经作了安排?
    方：我们已经按照总经理的要求，作了安排，并特别在公司北门附近开辟了一个临时停车场。同时，也跟有关的水电交通部门打了招呼。
    施：谢谢，如出现新的情况请尽快告知。再见。
    施助理继续在电脑上罗列会前需要检查的项目(电脑屏幕显示)：

    施：(自语)会场布置还是个大事，先开个小会。
    情景二
    (会议现场)
    小会会场：施林办公室，参加人员有秘书初萌、钟苗等5人。
    施：刚才我们大家已经进行了一个关于会场布置的讨论，根据大家的意见，由我负责会场布置的总体协调，初萌负责会场的有关标识的准备和张贴。钟苗负责主席台的布置，刘秘书负责会场的有关设备调试和检查，郭秘书负责贵宾室和接待处的布置。
    初：那么，大会600人是不是需要分一些区域?
    钟：600人没必要再划分区域吧。
    初：可是大会入场的时候可能会比较混乱。
    施：还是应该按部门划出几个大的区域。这样，可以要求各部门整队入场，集中就座。可以分别从东、西偏门和正门入场。大家看还有什么问题?如果没有问题，我们各自分别准备吧。
    情景三
    (大会会场)
    会议会标已悬挂好。主席台上摆放着名签和绿色植物，主席台铺着白布，受表彰人员座位区贴着标识。施林一行5人进行会前的检查。途经路线没有任何指示标识。接待处的标识在角落里，非常不明显。
    施(指着会标)：会标的字体是否应该做成黑体字?否则挂起来看时，字显得有些小气。
    钟：当时也没有请示有关领导，现在再改恐怕来不及了。
    施：那也只能就这样了。主席台的名签摆放的顺序恐怕不太合适，公司领导应该和受表彰成员的代表相间而坐。请你写出一个座次顺序，请总经理过一下目。初秘书，与会议有关的标识都张贴好了吗?贵宾室里不要忘了张贴一份主席台座次表。(施助理从受表彰人员座位区域走过，下意识看了一下标识，但未意识到受表彰人员的座位顺序也应固定下来。)
    刘：会场的扩音设备和照明设备我都进行了检查。
    施：这次因有市领导参加，要将录音录像设备准备好。这项工作做了吗?
    刘：还没来得及做。
    施：请尽快检查一下录音录像设备。
    郭：贵宾室需不需要摆放一些鲜花?
    施：应该摆上几盆花，这次公司请了周副市长前来出席会议，气氛应该隆重些。还有贵宾室的茶具、毛巾、烟灰缸一定要事先准备好。大家把不完善的地方再准备一下。下午总经理会来作最后的检查。
    情景四
    下午。施助理正在给钟秘书和初秘书交待工作。
    施：刚才我陪总经理检查了会场，总经理指出了我们工作中的几点疏漏……
选项
答案(1)在会议协调中，遇到参会代表、受表彰人员名额等问题，能够耐心倾听并及时做好信息的上传下达。(√) (2)在会议协调中，注意了与会议有关的各方的协调。例如：食宿、交通、会场的设备和水电管理部门的协调。(√) (3)电脑上所罗列的会场需要检查的内容不完整、不齐全。会场布置情况的检查包括：会场布置是否与会议议题相适应，会标是否端庄醒目、主席台是否按议定座次摆放，领导者名签安排是否妥当，旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体，音响、照明、通讯、录音、录像、通风、安全保卫等设备、措施是否完善。(×) (4)在大会前的小型筹备会中作为主管秘书，能够认真倾听，正确使用点头示意、目光接触。(√) (5)在讨论到适当时机时，能够抓住时机及时总结，确认结论，并适时转人其他的议题或工作。(√) (6)作为表彰庆典的会议，主席台的布置要热烈隆重，主席台上应铺红色台布，不应用白色的。(×) (7)主席台除了绿色植物外，没有摆放鲜花，以烘托气氛。(×) (8)受表彰人员座位区域，没有按照领奖的顺序编排座次，没有将座次名单贴在每一座位的椅背上。(×) (9)接待处标识不明显，到接待处途经路线没有相关的指示标识，没有交待人员处理。(×) (10)会标的字体和大小不合适，没有事先给具体的工作人员以明确的提示，特别是对工作经验不多的初级秘书，指示要具体，发现了错误没有坚决地纠正，而采取凑合的态度。(×) (11)主席台的名签没有采取公司领导、嘉宾和授奖人员相间而坐的形式。周副市长应居中，然后是公司领导、嘉宾、授奖人员穿插排列。(×) (12)没有事先将主席台的座次顺序排列出来，并报请上司审核，再行摆放。(×) (13)邀请了嘉宾和外单位有关人员参加会议，交待下属在贵宾室张贴一张主席台座次表，以便领导和嘉宾依序入座。(√) (14)注意了有关录音、录像的事先准备和事先调试。(√) (15)交待下属事先做好贵宾室的布置，准备好茶具、毛巾、鲜花等会议用品。(√) (16)未能当场试一下扩音器等设备，检查会场布置只是听下属的汇报。(×)
解析
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