阅读下面录像题的情景叙述,找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出15处正误点)。 情景一 (王总办公室) 王总正在办公。施林手持文件夹敲门。 王总:“请进!哦,施秘书,接待日本三明公司代表团的工作准备

admin2018-10-11  33

问题 阅读下面录像题的情景叙述,找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出15处正误点)。
    情景一
    (王总办公室)
    王总正在办公。施林手持文件夹敲门。
    王总:“请进!哦,施秘书,接待日本三明公司代表团的工作准备得怎么样了?”
    施林(递过文件夹):“王总,这是接待计划,请您过目。另外,我已根据您的指示预订了五洲商务酒店的1个套间和6个商务间。”
    王总(边看边念):“接待计划,包括接待规格、接待人员?呃,有关接待经费的细目表在哪里?还有,你刚刚说订了6个商务间,我不是让你订3个商务间、3个标准间吗?另外,旅游观光活动安排得怎么样了?”
    施林:“接待经费的细目表还没做完,下午我做完后再给您送过来。”
    王总:“下午我要去洪都宾馆开会。”
    施林:“哦,我忘了。那?”施林想了一下,“我明天一早给您送来。关于酒店订房的事,我去看了一下,标准间太小,不够气派,我就都订了商务问。”
    王总:“你倒挺大方,你计算过费用要增加多少吗?”
    施林:“大概3000元吧。”
    王总:“你尽快把经费细目表做出来,看看是否超出预算。如果超支了,马上把预订的商务间改过来。”
    施林:“那我做完细目表再请您决定。另外,旅游观光活动计划确定后,还没有和三明公司沟通。还有,有些商务活动是由我们定的,还需要与对方沟通吗?”说完拿起笔边听王总讲话边记录。
    王总:“接待日程定了以后,还是要与对方通通气,否则显得不够礼貌。你就先抓紧时间把这几件事办好吧,客人后天就要到了。另外再帮我印一套考究一点的名片,在日本代表团到来之前办妥。”
    施林:“好的。王总,如果没别的事,我就先回去了。”
    王总:“好。”
    情景二
    施林办公室。打印机、复印机、电话等设备排列有序,桌面整洁。
    (施林给秘书钟苗打电话)
    钟苗:“你好,宏远公司。”
    施林:“是钟苗吗?你好,我是施林。接待日本客人的事准备得怎么样了?”
    钟苗:“准备得差不多了,献给客人的鲜花明天一早去买。”
    施林:“王总的名片取回来了吗?”
    钟苗:“取回来了。我马上给你送过去。”
施林:“好的。”
    (不一会儿,施林办公室的电话响了)
    施林:“你好!宏远公司。”
    对方:“王总经理在吗?”
    施林:“他外出了。”
    对方:“能给王总留个言吗?”
    施林:“你说吧!”施林拿出专门的留言簿边听边记。
    对方:“我是贵翔公司的总经理李君,想跟你们王总见个面,谈谈我们双方的技术合作问题。请他给我回个电话。我的电话是×××××××××××。我是王总的老朋友了,我后天回贵州。”
    施林:“好的。您的电话是×××××××××××,我一定转告王总。再见!”
    (钟苗敲门)
    施林:“请进!”
    钟苗:“这是王总的名片。”
    施林(看过名片):“怎么和原来的一样?”
    钟苗:“王总不是一直用这种名片吗?”
    施林:“我跟你说了要用有网纹的纸,纸要厚一点,版式设计中必须要有公司的LOGO。”
    钟苗:“那怎么办呀?”
    施林:“你马上让初秘书去做名片的地方盯着,按我刚才说的样式做一套加急名片,必须在下班之前取回来。”
    钟苗:“嗯,好的。”
    施林:“你一会儿和我一起去签字厅检查一下准备情况。”
    钟苗:“好的。”
    情景三
    签字厅里桌椅摆放整齐,还有绿色植物点缀。签字桌上铺了白色桌布,桌前放置了三把座椅。宏远公司与日本三明公司达成协议,明天双方就要在这里举行签约仪式。
    钟苗:“这是签字桌,已经铺好了桌布,签字笔和茶杯我都准备好了。日本代表坐左边,我方代表坐右边。”
    施林:“很好。协议文本在刘秘书那儿吗?”
    钟苗:“嗯。”
    施林:“明天一早要放好。文本的封面换好了没有?”
    钟苗:“换过来了,用了真皮的。”
    施林:“还有,酒准备了没有?”
    钟苗:“准备好了,香槟酒和高脚杯都准备好了。”
    施林:“好的,记得明天要早一点来,再检查一下,一定要万无一失。”

选项

答案(1)能在日本三明公司代表团到来之前制定出接待规格和接待计划。(√) (2)没有及时做好接待经费的预算,以致房间标准无法确定。(×) (3)能提前预订酒店,以便提供住宿和餐饮。(√) (4)在预订房间时未请示领导,自行更改领导的决定。(×) (5)忘记王总当天要去洪都宾馆开会,对领导的日程安排不熟悉。(×) (6)领导布置工作时能边听边记录。(√) (7)办公设备摆放有序,能保持桌面整洁。(√) (8)能安排秘书钟苗去做接待前的准备工作。(√) (9)没有交待秘书钟苗按日本习俗该买什么花,不该买什么花。(×) (10)能做好电话记录并对重要信息重复确认。(√) (11)向下属布置工作时没有交待清楚细节,以致名片质量不符合领导意图。(×) (12)能在签字仪式开始前实地检查签字厅的准备情况。(√) (13)默许签字桌用白色桌布。(×) (14)只有两方签字,却在签字桌前放置三把座椅。(×) (15)没有在签字桌上摆放双方小国旗。(×) (16)签字时安排客方坐左边,主方坐右边。(×) (17)为签字仪式准备好香槟酒。(√) (18)没有为签字仪式准备照相设备。(×)

解析
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