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请阅读下面录像题的情景叙述,找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出10处正误点)。 人物: 施林 宏远公司总经理助理 刘俊 宏远公司秘书 方平 行政部经理 刘明 营销部经理 王芳
请阅读下面录像题的情景叙述,找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出10处正误点)。 人物: 施林 宏远公司总经理助理 刘俊 宏远公司秘书 方平 行政部经理 刘明 营销部经理 王芳
admin
2015-05-22
75
问题
请阅读下面录像题的情景叙述,找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出10处正误点)。
人物:
施林 宏远公司总经理助理
刘俊 宏远公司秘书
方平 行政部经理
刘明 营销部经理
王芳 生产部经理
初萌 宏远公司秘书
钟苗 宏远公司秘书
郭晋 宏远公司秘书
情景一
宏远公司总经理助理施林正在进行会议协调(正在打电话)。
施:生产部吗?明天上午的公司年终总结表彰大会,你们部门应该到会200人,不知你们是否已经通知了有关人员?还有你们的表彰名单,怎么还没有报上来?
王:施助理,我们经理说最近一段时间生产业务太忙,恐怕抽不出那么多人来参加会议。还有我们生产部人数那么多,才给我们10个受表彰的名额,太不公平了,能否多增加几个?
施:你们反映的情况,我立刻向总经理汇报。但是,现在时间这么紧张,恐怕你们还要尽量抽调人员参加会议。关于表彰名额,经请示领导会给你们一个答复。过一会儿我们再联系。
王:我们等你的消息。再见。
施(再打电话):喂,是行政部吗?明天上午公司召开年终总结大会,中午将有500人就餐。不知你们是否已经和公司餐厅打过招呼了?还有,明天来开会的人员较多,停车问题你们是否已经作了安排?
方:我们已经按照总经理的要求,作了安排,并特别在公司北门附近开辟了一个临时停车场。同时,也跟有关的水电交通部门打了招呼。
施:谢谢,如出现新的情况请尽快告知。再见。
施助理继续在电脑上罗列会前需要检查的项目(电脑屏幕显示):
施:(自语)会场布置还是个大事,先开个小会。
情景二
(会议现场)
小会会场:施林办公室,参加人员有秘书初萌、钟苗等5人。
施:刚才我们大家已经进行了一个关于会场布置的讨论,根据大家的意见,由我负责会场布置的总体协调,初萌负责会场的有关标识的准备和张贴。钟苗负责主席台的布置,刘秘书负责会场的有关设备调试和检查,郭秘书负责贵宾室和接待处的布置。
初:那么,大会600人是不是需要分一些区域?
钟:600人没必要再划分区域吧。
初:可是大会入场的时候可能会比较混乱。
施:还是应该按部门划出几个大的区域。这样,可以要求各部门整队入场,集中就座。可以分别从东、西偏门和正门入场。大家看还有什么问题?如果没有问题,我们各自分别准备吧。
情景三
(大会会场)
会议会标已悬挂好。主席台上摆放着名签和绿色植物,主席台铺着白布,受表彰人员座位区贴着标识。施林一行5人进行会前的检查。途经路线没有任何指示标识。接待处的标识在角落里,非常不明显。
施(指着会标):会标的字体是否应该做成黑体字?否则挂起来看时,字显得有些小气。
钟:当时也没有请示有关领导,现在再改恐怕来不及了。
施:那也只能就这样了。主席台的名签摆放的顺序恐怕不太合适,公司领导应该和受表彰成员的代表相间而坐。请你写出一个座次顺序,请总经理过一下目。初秘书,与会议有关的标识都张贴好了吗?贵宾室里不要忘了张贴一份主席台座次表。(施助理从受表彰人员座位区域走过,下意识看了一下标识,但未意识到受表彰人员的座位顺序也应固定下来。)
刘:会场的扩音设备和照明设备我都进行了检查。
施:这次因有市领导参加,要将录音录像设备准备好。这项工作做了吗?
刘:还没来得及做。
施:请尽快检查一下录音录像设备。
郭:贵宾室需不需要摆放一些鲜花?
施:应该摆上几盆花,这次公司请了周副市长前来出席会议,气氛应该隆重些。还有贵宾室的茶具、毛巾、烟灰缸一定要事先准备好。大家把不完善的地方再准备一下。下午总经理会来作最后的检查。
情景四
下午。施助理正在给钟秘书和初秘书交待工作。
施:刚才我陪总经理检查了会场,总经理指出了我们工作中的几点疏漏……
选项
答案
(1)在会议协调中,遇到参会代表、受表彰人员名额等问题,能够耐心倾听并及时做好信息的上传下达。(√) (2)在会议协调中,注意了与会议有关的各方的协调。例如:食宿、交通、会场的设备 和水电管理部门的协调。(√) (3)电脑上所罗列的会场需要检查的内容不完整、不齐全。会场布置情况的检查包括:会场布置是否与会议议题相适应,会标是否端庄醒目、主席台是否按议定座次摆放,领导者名签安排是否妥当,旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体,音响、照明、通讯、录音、录像、通风、安全保卫等设备、措施是否完善。(×) (4)在大会前的小型筹备会中作为主管秘书,能够认真倾听,正确使用点头示意、目光接触。(√) (5)在讨论到适当时机时,能够抓住时机及时总结,确认结论,并适时转入其他的议题或工作。(√) (6)作为表彰庆典的会议,主席台的布置要热烈隆重,主席台上应铺红色台布,不应用白色的。(×) (7)主席台除了绿色植物外,没有摆放鲜花,以烘托气氛。(×) (8)受表彰人员座位区域,没有按照领奖的顺序编排座次,没有将座次名单贴在每一座位的椅背上。(×) (9)接待处标识不明显,到接待处途经路线没有相关的指示标识,没有交待人员处理。 (×) (10)会标的字体和大小不合适,没有事先给具体的工作人员以明确的提示,特别是对工作经验不多的初级秘书,指示要具体,发现了错误没有坚决地纠正,而采取凑合的态度。(×) (11)主席台的名签没有采取公司领导、嘉宾和授奖人员相间而坐的形式。周副市长应居中,然后是公司领导、嘉宾、授奖人员穿插排列。(×) (12)没有事先将主席台的座次顺序排列出来,并报请上司审核,再行摆放。(×) (13)邀请了嘉宾和外单位有关人员参加会议,交待下属在贵宾室张贴一张主席台座次表,以便领导和嘉宾依序入座。(√) (14)注意了有关录音、录像的事先准备和事先调试。(√) (15)交待下属事先做好贵宾室的布置,准备好茶具、毛巾、鲜花等会议用品。(√) (16)未能当场试一下扩音器等设备,检查会场布置只是听下属的汇报。(×)
解析
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秘书资格二级专业能力题库秘书资格分类
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秘书资格二级专业能力
秘书资格
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