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  3. MicrosoftExcel程序中有哪些方法可以实现数据的核对功能。其操作步骤如何?以下表“某小区社区居民健康调查表”中体重的核对为例说明。

MicrosoftExcel程序中有哪些方法可以实现数据的核对功能。其操作步骤如何?以下表“某小区社区居民健康调查表”中体重的核对为例说明。

admin2012-10-28  107
问题 MicrosoftExcel程序中有哪些方法可以实现数据的核对功能。其操作步骤如何?以下表“某小区社区居民健康调查表”中体重的核对为例说明。
选项
答案MicrosoftExcel程序中可以实现数据的核对功能的方法有逻辑检查法和双重录入法。 (1)逻辑检查法 ①对数据库中的数据排序。如先对图5—1中的体重进行排序，选中“体重”这一字段或下面的任意一个体重数值，然后点击“菜单栏”中的“数据”选项，选择“排序”子菜单，如图5—4所示。 [*] ②点击“排序”后，出现图5—5所示，系统默认为“升序”。 ③然后单击“确定”键，系统自动将体重按照由小到大的顺序排列出来，如图5—6所示。然后对“体重”一项数据进行可疑值的分析，对于较大和较小的数据很容易检查。可以看到体重一列中最下行是722，与常识不符合，应该是输入错误造成。 (2)双重录入法如果数据采用双轨录入的话，错误的几率会大大降低。同时再应用MicrosoftExcel中的“IF”函数也可代替校对的工作，避免错误的发生。 ①在图5—2中插入一列。以核对“体重”一项为例，先在图5—2中“体重”一栏的后面插入一列，点中F列，单击右键，弹出下拉菜单，再选择“插入”，如图5—7所示。插入一列的窗口如图5—8所示。 ②拷贝数据。将图5—3中的体重一列拷贝到图2的空白列中，显示为“体重2”，如图5一9所示。 [*] ③再插入一列，用于校对结果，如图5一10所示。 [*] ④IF函数的应用。选择“G2”单元格，再点击“插入”菜单中“函数”子菜单，如图5一11所示。弹出如图5—12所示的界面，在“函数’’栏中选择“IF函数”。 ⑤输入条件参数。单击“确定”，出现如图5～13所示的对话框。在Logical_test中用 [*] “E2=F2”表示两个体重是否相等，而“Value_if_true”和“Value_if_false”则表示这个条件成立时和不成立时所输入的字符。分别用“对”“错”表示。输入结果如下图5一13所示。单击“确定”，结果自动显示在“G2”第一段格中，如图5一14所示。 ⑥显示核对结果。将鼠标移到“G2”单元格的右下脚处，显示为实心“+”形状时，向下拖动到记录的末尾。则所有判断的结果均显示出来。本数据库中的G4提示“错”，则表示该行数据中E4或F4中有一项数据是错误的，如图5一15所示。应找出“王红”的调查表进行数据的核对检验，然后再重新输入。 [*]
解析
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