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高层管理人员把文件标记为红色绿色。为什么这样做?这样做的好处是什么?
高层管理人员把文件标记为红色绿色。为什么这样做?这样做的好处是什么?
admin
2012-01-10
73
问题
高层管理人员把文件标记为红色绿色。为什么这样做?这样做的好处是什么?
选项
答案
高层管理人员每天需要处理大量的文件,他们把文件标记为红色和绿色,就像交通红绿灯时刻提醒处于交通路口的司机和行人一样,起到调节作用。这样做,是有道理的。 第一,分门别类,区别对待。这是处理文件的一种方法,标记成红色的可能代表重要文件、急需处理文件等,标记成绿色的可能代表一般文件、稍缓处理文件等。这样标记以后,文件归类清晰,不会凌乱,管理人员可以做到心中有数,有针对性地审批文件。 第二,分清主次,节约时间。文件如果没有主次之分,管理人员可能眉毛胡子一把抓,既浪费宝贵时间,又不利于事情的及时处理。标记成红色和绿色的文件代表了轻重缓急,管理人员就能合理利用时间,及时有效地处理文件。 第三,能够起到提醒作用,工作不敢懈怠。高层管理人员每天事务繁忙,有时会忘记急需处理的事情,把文件标记成红色和绿色,能起到醒目作用,一看见红色文件,就知道还有紧急事情等待处理,不会产生麻痹大意的思想。 第四,有利于提高工作效率,避免陷入繁琐的文件处理之中。文件有重要、一般等等级,并不是所有的文件都需要高层管理人员仔细阅读,对于一般性事务,如下级部门呈上来的报批文件,只需浏览和签字即可,不必花太多时间处理,标记成红色和绿色后,他们就能集中时间和精力处理重要紧急的文件。 第五,有利于保密工作,保证重要文件的存放。对于重要的涉及机密的文件,需要妥善保管,不能随身携带等,红色能起到很好的警示作用,提醒高层管理人员做好保管工作,不能丢失或外泄。
解析
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