高层管理人员把文件标记为红色绿色。为什么这样做?这样做的好处是什么?

admin2012-01-10 85

问题高层管理人员把文件标记为红色绿色。为什么这样做?这样做的好处是什么?

选项

答案高层管理人员每天需要处理大量的文件，他们把文件标记为红色和绿色，就像交通红绿灯时刻提醒处于交通路口的司机和行人一样，起到调节作用。这样做，是有道理的。第一，分门别类，区别对待。这是处理文件的一种方法，标记成红色的可能代表重要文件、急需处理文件等，标记成绿色的可能代表一般文件、稍缓处理文件等。这样标记以后，文件归类清晰，不会凌乱，管理人员可以做到心中有数，有针对性地审批文件。第二，分清主次，节约时间。文件如果没有主次之分，管理人员可能眉毛胡子一把抓，既浪费宝贵时间，又不利于事情的及时处理。标记成红色和绿色的文件代表了轻重缓急，管理人员就能合理利用时间，及时有效地处理文件。第三，能够起到提醒作用，工作不敢懈怠。高层管理人员每天事务繁忙，有时会忘记急需处理的事情，把文件标记成红色和绿色，能起到醒目作用，一看见红色文件，就知道还有紧急事情等待处理，不会产生麻痹大意的思想。第四，有利于提高工作效率，避免陷入繁琐的文件处理之中。文件有重要、一般等等级，并不是所有的文件都需要高层管理人员仔细阅读，对于一般性事务，如下级部门呈上来的报批文件，只需浏览和签字即可，不必花太多时间处理，标记成红色和绿色后，他们就能集中时间和精力处理重要紧急的文件。第五，有利于保密工作，保证重要文件的存放。对于重要的涉及机密的文件，需要妥善保管，不能随身携带等，红色能起到很好的警示作用，提醒高层管理人员做好保管工作，不能丢失或外泄。

解析

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