请阅读下面录像题的情景叙述,找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出10处正误点)。 情景一 (宏远公司董涛办公室) 宏远公司秘书董涛的办公桌上文件和记录本摆放整齐,办公桌的左侧放有绿色植物。他身着西装左手拿电

admin2018-10-20  23

问题 请阅读下面录像题的情景叙述,找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出10处正误点)。
    情景一
    (宏远公司董涛办公室)
    宏远公司秘书董涛的办公桌上文件和记录本摆放整齐,办公桌的左侧放有绿色植物。他身着西装左手拿电话筒右手拿笔正与公关部叶经理通话。
    董涛:“您好!公关部叶经理吗?你们提交的方案我已看了,有二些问题还需要和你们沟通一下。你们文案中提到去年公司的公关经费是60万元,占公司总预算的5%。可是我查了一下档案,应该是72万元,你们再核对一下。另外,文案中有一些措辞不够准确,比如说公司去年举办的专题活动,产生了巨大的社会反响等。我只是提个建议,仅供你们参考。不过,在总经理办公会召开之前,你们一定要把数字核对准确,王总可是个非常认真的人。”
    叶经理:“好的好的,多谢提醒,我马上复核一下。还有,董秘书,关于下星期美国客户John一行的接待问题,咱们公司王总下星期去上海,公司到底派哪一位领导出面接待呢?如果王总不出面,是不是不太合适啊?另外,安排John一行住四星级酒店的规格是不是低了点?我找了一家五星级酒店,就是离咱们公司远了点。”
    董涛:“关于接待外宾事宜,明天下午我将召集行政部、财务部和你们一起开个会。王总下周去上海开会,但也会在John一行离开北京之前赶回来,前期接待工作由张副总负责,上次王总去美国公司也是由他们的副总出面接待的。还有,关于找五星级酒店的事公司领导早就讨论过了,五星级酒店离咱们公司太远,谈事情不方便,再说接待外宾也要讲究节约、务实。不过你能想到,我真得要向你学习啊。”
    叶经理:“董秘书,这你就客气了。明天下午碰头会几点开?”
    董涛:“初步定在下午两点,我马上再和张副总确认一下,然后给你回话。”说罢挂上电话。
    董涛又立即拨通张副总的电话:“您好!张副总吗?”
    张副总:“请说!”
    董涛:“接待美国客户的碰头会安排在明天下午两点可以吗?”
    张副总:“明天下午两点,要不再提前点,一点半怎么样?我三点还要接待一个客户。另外,到现在你还没有把对方公司的资料送到我这里。”
    董涛拿笔记录了下来。“这两天忙晕了,我马上就给您送去。那个碰头会就定在一点半。”
    张副总:“好。”
    董涛:“好的,再见。”说罢挂上电话。
    董涛对正在电脑前工作的秘书钟苗说:“钟苗,明天下午的会议通知就从网上群发吧!群发时要设立一个确认啊!”
    钟苗:“嗯,行。”
    情景二
    (宏远公司张副总办公室)
    张副总听到敲门声:“请进,董秘书。”
    董涛:“张副总,您好。”随即坐在经理斜对面的椅子上,跷起二郎腿,从口袋里掏出一包烟:“抽根吧?”
    张副总:“我不抽,你随意吧。”
    董涛:“这两天实在太累了。”开始抽起烟来。
    张副总:“有关美国公司的资料你带来了吗?”
    董涛:“带来了,您看看,”用左手把资料递给张副总,“这是所有有关JY公司的资料,能找的我都找了。但是这回带队的副总John是第一次来中国,对他个人情况了解不多,您先看看。”
    张副总:“这份资料里面没有谈这家公司近两年的市场份额情况,这方面的信息一定要掌握,否则我们谈判时会比较被动。你可以到网上去查一查该公司的排名榜。”
    董涛:“哦,好的好的。”(只顾抽烟,没有记录领导的指示)
    张副总:“另外,接待问题应该考虑得更周到一些,上次王总去美国,他们公司送了一瓶酒,咱们也应该准备一些礼品回赠。
    董涛:“我们给他们安排在四星级酒店,买了一些镀金的酒具作为礼品,我想他们会喜欢的。”
    张副总:“哦!那还可以。这样,具体的接待工作你来安排。王总没在家,这方面一定要想周到些,多费些心。”
    董涛:“好的,我们一定尽力把接待工作准备充分。那张副总您先忙着,我去把明天下午的碰头会落实一下。”
    张副总:“好,行。”
    董涛:“张总,再见。”

选项

答案(1)室内摆放绿色植物。(√) (2)桌上文件和记录本摆放整齐。(√) (3)秘书身着职业装。(√) (4)充分利用档案的原始凭证作用,指出公关经费与事实有出入。(√) (5)就文案提出具体修改意见,把握文书拟写重点。(√) (6)与同事沟通语言柔和。(√) (7)根据实际情况确定接待人员。(√) (8)建议将美国客户安排在离公司较近的四星级酒店,方便商谈事情,秉持了节约务实的原则。(√) (9)会同有关部门协商接待事宜。(√) (10)召开会议前及时与领导确认开会时间。(√) (11)通知采取网上群发的方式,并提醒设立“确认”环节。(√) (12)在领导面前抽烟、跷二郎腿,不合礼仪。(×) (13)用左手递资料,不合礼仪。(×) (14)没有及时记录领导指示。(×) (15)谈判资料搜集不齐全。(×) (16)提前为美国客人准备礼品,尊重对方习俗。(√)

解析
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