书娟是海明公司的前台文秘,她的主要工作是管理各种档案,为总经理起草各种文件。新年将至,公司定于2013年2月5日下午2:00,在中关村海龙大厦办公大楼五层多功能厅举办一个联谊会,重要客人名录保存在名为“重要客户名录.docx”的Word文档中,公司联系电话

admin2021-01-15  29

问题     书娟是海明公司的前台文秘,她的主要工作是管理各种档案,为总经理起草各种文件。新年将至,公司定于2013年2月5日下午2:00,在中关村海龙大厦办公大楼五层多功能厅举办一个联谊会,重要客人名录保存在名为“重要客户名录.docx”的Word文档中,公司联系电话为010—66668888。
    根据上述内容制作请柬,具体要求如下:
运用邮件合并功能制作内容相同、收件人不同(收件人为“重要客人名录.docx”中的每个人,采用导入方式)的多份请柬,要求先将合并主文档以“请柬1.docx”为文件名进行保存,再进行效果预览后生成可以单独编辑的单个文档“请柬2.docx”。

选项

答案本小题是Word试题中的重点和难点,主要考核邮件合并功能的使用方法。 (1)首先将光标置入第二段文字“尊敬的”之后。在“邮件"”选项卡“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按钮,在展开的列表中选择“邮件合并分步向导”,启动“邮件合并”任务窗格。 (2)合并向导的第1步 在“邮件合并”任务窗格“选择文档类型”中保持默认选择“信函”,然后单击“下一步:正在启动文档”超链接。 (3)合并向导的第2步 在“邮件合并”任务窗格“选择开始文档”中保持默认选择“使用当前文档”,单击“下一步:选取收件人”超链接。 (4)合并向导的第3步 ①在“邮件合并”任务窗格“选择收件人”中保持默认选择“使用现有列表”,单击“浏览”超链接。 ②启动“读取数据源”对话框,在考生文件夹下选择文档“重要客户名录.docx”,单击“打开”按钮。要插入的收件人姓名就来源于这里选择的文档“重要客户名录.docx”。 ③启动“邮件合并收件人”对话框,保持默认设置 (勾选所有收件人),单击“确定”按钮。 ④返回到Word文档后,在“邮件”选项卡“编写和插入域”组中,单击“插入合并域”按钮右侧的下拉按钮,在展开的列表中选择“姓名”选项即在光标处插入一个域。 (5)合并向导的第4步 在“邮件合并”任务窗格中,单击“下一步:预览信函”超链接。 (6)合并向导的第5步 在“预览信函”选项组中,通过[*]按钮可以切换不同的收件人。单击“编辑收件人列表”还可以增加、修改收件人。 单击“下一步:完成合并”超链接。 (7)合并向导的第6步 完成邮件合并,先以“请柬1.docx”为名将文档保存在考生文件夹下。 (8)编辑单个信函 完成邮件合并后,还可以对单个信函进行编辑和保存。在“邮件合并”任务窗格中单击“编辑单个信函”超链接或在Word文档的“邮件”选项卡“完成”组中单击“完成并合并”—“编辑单个文档”选项,都可以启动“合并到新文档”对话框。 在“合并到新文档”对话框中勾选“全部”选项,单击“确定”按钮即可按不同的收件人生成一个多页文档。按试题要求以“请柬2.docx”为名将文档保存在考生文件夹下。

解析
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